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ZUR STEUERFREIHEIT VON REISEKOSTEN

Lohnsteuer

Mit erheblicher Zeitverzögerung erstellte Abrech- nungen, die erkennbar nicht nach deren Entste- hung, sondern anhand der früher erfolgten Aus- zahlungen nacherstellt wurden, sind nicht lohnsteuerfrei.

Eine im EDV-Bereich tätige Firma zahlte an ihre im Außendienst tätigen Mitarbeiter Reisekosten und zwar ohne Abzug von Lohnsteuer. Entgegen der Gesetzeslage fehlten aber Einzelaufzeichnungen und zugehörige Belege über die Dauer der Reise und Höhe der Aufwendungen. Im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung wurden die Zahlungen nicht anerkannt. Der Fall ging bis vor das Finanzgericht des Saarlands, das aber den Klägern auch nicht Recht gab.

Die Steuerfreiheit von Reisekosten, also Fahrt- kosten, Mehraufwendungen für Verpflegung sowie Übernachtungs- und sonstige Reisenebenkosten sind nur mit Nachweis möglich. Erforderlich sind Einzelabrechnungen sowie eine Belegpflicht. Die Belege müssen zu den Lohnkonten genommen werden. Ist dem nicht entsprochen worden, scheidet die Steuerfreiheit aus. Die ursprünglich erstellten Abrechnungen entsprachen nach Erkenntnis der Richter nicht den tatsächlichen Gegebenheiten.

 

Die Klägerin hatte zwar Projektunterlagen, Stunden- nachweise und Übernachtungsbelege, für den An- satz von Fahrtkosten aber lediglich Routenplaner vorgelegt. Diese Unterlagen waren nicht geeignet, einen Nachweis darüber zu erbringen, ob und in welcher Höhe durch den jeweiligen Arbeitnehmer Fahrtkosten zu den auswärtigen Arbeitsstellen an- fielen. Die Arbeitnehmer waren anhand der Feststel- lungen der Richter dazu angehalten, Fahrgemein- schaften zu bilden. Schon aus diesem Grund und wegen des Fehlens von Aufzeichnungen, wer tat- sächlich zu den Kunden gefahren war, scheiterte die Nachvollziehbarkeit.

Die im Verfahren nachgereichten Unterlagen reich- ten für einen Nachweis ebenso nicht aus. Denn die Abrechnungen ließen weder Start noch Ziel der Dienstreisen erkennen, sie beinhalteten lediglich Angaben zu den Kalenderwochen, aber keine An- gaben, an welchen konkreten Tagen die Fahrtkosten angefallen wären. Zudem war eine Zuordnung der Angaben zu einem konkreten Arbeitnehmer auch nicht möglich.

Autor/Textnachweis: Infomedia News & Content GmbH

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