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ZUR STEUERFREIHEIT VON REISEKOSTEN

Lohnsteuer

Mit erheblicher Zeitverzögerung erstellte Abrechnungen, die erkennbar nicht nach deren Entstehung, sondern anhand der früher erfolgten Auszahlungen nacherstellt wurden, sind nicht lohnsteuerfrei.

Eine im EDV-Bereich tätige Firma zahlte an ihre im Außendienst tätigen Mitarbeiter Reisekosten und zwar ohne Abzug von Lohnsteuer. Entgegen der Gesetzeslage fehlten aber Einzelaufzeichnungen und zugehörige Belege über die Dauer der Reise und Höhe der Aufwendungen. Im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung wurden die Zahlungen nicht anerkannt. Der Fall ging bis vor das Finanzgericht des Saarlands, das aber den Klägern auch nicht Recht gab. Die Steuerfreiheit von Reisekosten, also Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung sowie Übernachtungs- und sonstige Reisenebenkosten sind nur mit Nachweis möglich. Erforderlich sind Einzelabrechnungen sowie eine Belegpflicht. Die Belege müssen zu den Lohnkonten genommen werden. Ist dem nicht entsprochen worden, scheidet die Steuerfreiheit aus. Die ursprünglich erstellten Abrechnungen entsprachen nach Erkenntnis der Richter nicht den tatsächlichen Gegebenheiten. Die Klägerin hatte zwar

Projektunterlagen, Stundennachweise und Übernachtungsbelege, für den Ansatz von Fahrtkosten aber lediglich Routenplaner vorgelegt. Diese Unterlagen waren nicht geeignet, einen Nachweis darüber zu erbringen, ob und in welcher Höhe durch den jeweiligen Arbeitnehmer Fahrtkosten zu den auswärtigen Arbeitsstellen anfielen. Die Arbeitnehmer waren anhand der Feststellungen der Richter dazu angehalten, Fahrgemeinschaften zu bilden. Schon aus diesem Grund und wegen des Fehlens von Aufzeichnungen, wer tatsächlich zu den Kunden gefahren war, scheiterte die Nachvollziehbarkeit. Die im Verfahren nachgereichten Unterlagen reichten für einen Nachweis ebenso nicht aus. Denn die Abrechnungen ließen weder Start noch Ziel der Dienstreisen erkennen, sie beinhalteten lediglich Angaben zu den Kalenderwochen, aber keine Angaben, an welchen konkreten Tagen die Fahrtkosten angefallen wären. Zudem war eine Zuordnung der Angaben zu einem konkreten Arbeitnehmer auch nicht möglich.

Autor/Textnachweis: Infomedia News & Content GmbH

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